オフィスレイアウトでは、コロナ対策・オンライン対策も重要です

感染対策を意識したオフィスレイアウトの基本

多数の人が同じ時間を過ごすオフィス内での感染対策は、社会全体の感染対策ともつながっています。その中でもオフィスレイアウトの変更は、感染予防として有効な対策のひとつです。ソーシャルディスタンスを意識したオフィスレイアウトを検討しましょう。

まず考えなければいけないのが、個人スペースの確保です。感染症予防を考えると、1，5～2mの距離が確保されると安心です。

デスク配置には、直接飛沫を浴びない工夫が求められます。一般的なオフィスは島型と呼ばれるレイアウトですが、感染症予防としては、社員同士が背中合わせになる「背面型レイアウト」や、交互の向きになる「ジグザグ型レイアウト」などがおすすめです。

あるいは、フリーアドレス制を採用し、距離を保って座ることも可能です。ただし、着席する際にはジグザグに座ったり、使用前後に除菌を徹底したりするなどのルールも必要になるでしょう。

オフィス運用における注意点

いくら感染対策を考えたレイアウトや設備を導入しても、適切に運用されなければ感染を防ぐことはできません。会社ごとに、オフィス運用のためのルールを決める必要があります。

たとえば・・・

• 会議室を使用する際には〇分ごとに喚起する
• 会議室使用後には除菌を行う
• デスク使用後には除菌を行う
• 他のスタッフが使用したデスクには、除菌後に着用する
• マスクの着用や手洗いを徹底する
• 体調不良の社員は出社しない
• リフレッシュコーナーに〇分以上滞在しない
• 換気しやすくするため、窓の近くに物を置かない
• 廊下を一方通行にする
• 社内の会議をオンラインで行う

などです。

当たり前に思われる内容かもしれませんが、こうしたルールを明文化して徹底することが、従業員の感染予防、さらには会社のリスクマネジメントにつながるのです。

来客にはどう対応する？

コロナ禍において、来客の数は減りつつあるとはいってもゼロではありません。対面が必要となるケースも多いことでしょう。新しいオフィスにおける来客対応のヒントをご紹介します。

まず必要となるのが、来客スペースの最適化です。既存の来客スペースの広さや位置、収容人数が、適切かどうか検討しましょう。そもそも、直接来られるお客様が減った今、常設の来客スペースの必要性についても検討します。

広さや個数、収容人数などについても、ひとつずつ検討していきます。会議スペースをオープンにするかクローズドにするか。いずれの場合も、機密情報の確保に最大限注意を払う必要があります。

さらに、オンライン商談が行われることを考えて、ネットワークや大型モニター、マイクやスピーカーの導入も検討するとよいでしょう。

急進するリモートワーク環境にどう対応する？　リモートワークのポイント紹介

変わっていく働き方にどう対応する？

リモートワーク（テレワーク）は、ICTを活用して会社から離れた環境で働くワークスタイルです。数年前から働き方改革の中でも注目されてきた働き方ですが、このコロナ禍とネットワーク環境の進化などを背景に、急速に進んできました。

「リモートワークを試してみたが、うまくいかなかった」という会社も少なくありませんが、将来の人材確保を考えると、リモートワーク対策は必須です。企業戦略のひとつとして、コロナ禍を機会に、リモートワーク対策を考えていきましょう。

リモートワークの種類

リモートワークは「離れた」ところで「働く」という意味ですから、自宅で働くとはかぎりません。自宅で働くリモートワークは、いわゆる「在宅勤務」を指します。

在宅勤務以外のリモートワークとして、会社から離れた場所に設置されたサテライトオフィスで働く「サテライトオフィス勤務」や、新幹線や自動車などで移動中に働く「モバイルワーク」も、リモートワークの範疇に含まれます。

リモートワークに対し、当社が提供できるツールやプラン

リモートワークに対応するためにまず必要なことは、オフィスの「ペーパーレス化」です。今までのオフィスでは、FAXや稟議書など紙を基本にしたやり取りが一般的でした。しかし、紙媒体が中心では、どうしても出社する必要が生まれてしまいます。

社内の書類や資料などを極力電子データ化することによって、リモートワークにスムーズに対応できるようになります。ペーパーレス化は、オフィス内にうず高く積まれていた書類の削減にもつながることでしょう。

リモートワークを実施するには、業務用のノートパソコンやタブレット端末、無線LANの導入が欠かせません。無線LAN接続により、社内のあらゆる場所からネットワークにつなげられるので、フリーアドレス制の実施も可能になります。

なお、外部から会社のネットワークにアクセスする場合、機密性の高い通信を行う必要があります。従業員の自宅やサテライトオフィスから社内ネットワークと通信する際は、VPN（Virtual Private Network）構築を検討されるとよいでしょう。

当社では、リモートワークに対応したさまざまなツールのご提供が可能です。お客様の状況に合わせたご提案を行っていますので、お気軽にご相談ください。

職場とリモートでのコミュニケーション

リモートワークを進めていった場合にネックとなるのが、コミュニケーションです。「コロナ禍のためやむを得ずリモートワークにしたものの、コミュニケーションがうまくとれなかった」というのはよく聞く話です。

リモートでのコミュニケーションには、インターネットを利用したリモート会議システムを使います。この会議システムは、社内の打ち合わせだけでなく、お客様との打ち合わせや就職希望者との面談で使用するケースも増えてきています。

ただし、リモート会議を通常の執務スペースで行うと、雑音が入って参加者の声が聞こえづらくなってしまいます。したがって、リモート会議用の個室ブースの導入も検討するとよいでしょう。とくに、個人情報や機密情報を扱う場合に安心です。

また、オフィス内とリモートワーク実施者を常時接続する大型モニターを設置することで、リモートコミュニケーションの活性化をはかっている事例もあります。さまざまな解決法がありますので、リモートワークによるコミュニケーション不足が心配な方は、当社へご相談ください。